【えびマケ通信】コロナのおかげでハンコはなくなるのか?

新型コロナの問題は、世の中に好影響も与えたくれたようです。

ビジネスの契約においては、どうやらハンコが廃止される可能性が高くなってきました。

ただ、ハンコを使わないのはいいけど、今後はどうすればいいのか?という疑問が生じます。

契約書が紙なら手書きの署名だけをするということでいいと思います。

ただ、契約書もデジタル、つまりファイルになった場合はどうすればいいのでしょうか?

電子署名とか必要なのでしょうか?

ファイルに印鑑の画像を貼り付ける方法

これは、電子印鑑と呼ばれる方法ですが、やり方は主に2つあります。

1つは、印影画像をドキュメントに挿入する方法で、もう1つは、アドオンのようなものを使う方法です。

アドオンというのは、Googleドキュメントに機能を追加するものの呼称です。

マイクロソフトさんの場合は、アドインと呼ばれています。

印影画像とは、要するにハンコの画像をツールを使って作って、それをドキュメントに画像として貼り付けるというだけです。

法的効力も何もありませんし、やること自体に意味も感じない気もします。

ただ、出番は少なからずあります。

アドオンの方は、Googleドキュメントの場合は「DigitalStamp4Sheet」というのを使います。

MSのOfficeなどの場合も同じようなモノがあると思います。

このアドオンがやっていることも、実は、画像を貼り付けているだけです。

ただ、その操作がアドオンのおかげで効率的に作業できるというだけです。

ところで、こういった法的効力のない電子印鑑にも出番があります。

それは、取引先が、「ファイルでもいいけど印影があるファイルが欲しい」という要望をしてくる場合があるのです。

そういった時に使える方法です。

そもそも契約とは

本来、契約とは、メールやメッセージのやり取りはもちろん、口頭でのやり取りでも法的に成立します。

ただ、企業間取引では訴訟などのトラブルになる可能性があるため、その場合に備えているだけのものと言っても過言ではないと思います。

私のような個人事業主には、必要ないと言ってしまってもいいかもしれません。

なぜなら、契約の目的は、依頼側、請負側の双方がお互いの約束を履行してくれればいいだけだからです。

仕事の依頼と請負の契約

私は、契約書というのは、ビジネスの契約において、言った言わない、どこまでの範囲かなどをまとめておくものだと思っています。

今の時代は、すべて電話で済まさない限りは、メールやメッセージでのやり取りが残っているのでこれでも十分と言えます。

逆に、私がビジネスのやり取りで電話を極力使わないのは、こういった”言った言わない”の証拠が残らないからです。

中には悪意があり、”言った言わない”の記録を残させないために電話してくる輩もいます。

そうなると、例えば、注文書ですが、これはメールで送ってもらうだけでも証拠になりますのでこれで十分と言えます。

ちなみに、過去ですが、私は最初にお取引するお客様に関してだけは、プリントアウトして署名・捺印してもらっていました。

先方に、”ちゃんと依頼する”ということを意識してもらうことが目的であって、訴訟に使うことなど全く考えていませんでした。

今は、仕事相手を厳選していることもあり、少々金額が大きくてもそれすらやっていません。

次に、請求書ですが、これは私が相手に送る場合は、今は確認もせずにファイルをメールで送ります。

ちょっと前までは、「紙で印刷して押印して送りますか」と確認していましたが今はやっていません。

そもそも、先方としては、押印の役割は、経理の方がそれが本物かどうかを見分けるぐらいにしか利用していないはずです。

だから、上述したように印影のあるファイルがあれば、それを印刷できるので事足りるということにもなります。

もう少し正式な契約の場合

契約書でも、長期のお金が絡む契約や秘密保持契約(NDA)などの場合はちょっと話が変わって来ます。

例えば、共同事業で売上げの分割割合を決めている場合は、まとまったしっかりした契約書があった方がいいです。

そして、それにもう少し、双方にとって明確な意識付けのあるものが欲しいはずです。

ここまで来てようやく、電子署名だとか電子サインが必要になってくるのだと思います。

ただ、この場合も、個人事業主間やオーナー社長同士ぐらだと、訴訟に備えるものとは違うと思います。

これも、あくまでも、双方の意識付けのために使うと考えた方がいいと思います。

逆にいえば、双方の意識付けに使えるレベルのサービスで十分と言えます。

電子署名の種類の価格

実は、電子署名と電子サインというのがあります。

電子署名が実印、電子サインが認め印と例えられます。

実印は、市区町村で印鑑証明をしているので、市区町村による誰の印鑑であるかの証明があります。

認め印は、そういった証明はありません。

ただ、認め印は文房具屋さんで誰の名前のものでも買えますが、電子サインの方は、それよりも遙かに本人性を証明することができます。

こういった機能の差によって、電子署名と電子サインには利用料金も差があります。

電子署名の場合は、実印における市区町村に該当する第三者機関の認証局が必要になります。

そのコストがかかるため、利用料金としては、大体月額1万円程度が相場になります。

それに対して、電子サインの方は、低価格で、中には無料のものもあります。

例えば、PDFのAdobeさんが提供している「Adobe Sign」なら月額で1500円程度で利用できます。

契約書を高い頻度で発行する個人事業主の方の場合なら、この「Adobe Sign」で十分ではないかと思います。

また、会社になっても小規模であれば、これよりの1つ上のグレードのプランで十分と思われます。

電子署名にお金をかける必要があるのか?

ただ、署名にお金がかかる、しかも毎月必要になるとなると抵抗がある人も多いと思います。

これまでの契約書の作成は、一般的に契約書を2部作成してそれを印刷、簡易製本して、それを双方が署名・捺印して完成という手順です。

わたしも過去何度か作ったことがありますが、はっきり言って面倒臭いです。

もちろん、その契約書が活躍したケースはありません。(要するにトラブルにならなかったということです。)

このように面倒臭い作業が必要でしたが、ほとんどキャッシュは必要なかったわけです。

敢えて言えば、紙の印刷代・製本代、契約書の郵送料金ぐらいです。

ただ、無視できないのは、こういった煩雑な作業に要する私たちの労働時間とストレスです。

例えば、先ほどご紹介した「Adobe Sign」なら月額1500円で使えますし、これは「Acrobat Pro」のサブスクの利用料金に含まれています。

「Acrobat Pro」の機能が必要な人がどれぐらいいるか分かりませんが、トータルのコストとしては高くないと判断する人もいると思います。

私は、個人事業主である程度自由が効くので、随分前からビジネスのやり取りではハンコは使っていません。

今後は、この面倒臭いハンコが行政手続きからも一日も早く消えることを祈っています。